Anleitung Ferienpass-Onlineportal

Hier gibt es alle Informationen zur Registrierung, Eingabe von Veranstaltungswünschen, Bezahlung und vieles mehr. Die Anleitung ist so aufgebaut, dass sie durch den gesamten Prozess des Ferienpass-Kaufs führt. 

Die Vergabe von Veranstaltungsplätzen wird im ersten Schritt durch eine Verlosung vorgenommen. Diese Verlosung der Wunschveranstaltungen wird anhand eines Algorithmus durchgeführt, der die Wünsche der Kinder und Jugendlichen berücksichtigt und eine faire Verteilung anstrebt. Im zweiten Schritt, nach der Verlosung - frühestens ab dem 20. Juli 2024 - können freie Plätze direkt im Portal gebucht werden. 

1. Registrierung

Auf der Startseite rechts im grauen Kasten oder oben über die Anmeldung geht es zur Registrierung. Im ersten Schritt registriert sich ein Elternteil oder Personensorgeberechtigte/-r mit den eigenen Daten. Jugendliche ab 14 Jahren können ihre Daten eigenständig erfassen.

​​​​​​Bei der Registrierung kann direkt angegeben werden, ob Geschwisterkinder bei der Auswahl desselben Veranstaltungswunsches gemeinsam verlost werden sollen oder einzeln.

2. Anmeldung erstes Kind / Jugendlicher

Im nächsten Schritt wird das Kind oder der Jugendliche angemeldet. Weitere Kinder / Jugendliche werden in einem späteren Schritt - nach der Eintragung von Veranstaltungswünschen für das erste Kind / Jugendlichen - zusätzlich angemeldet.
Weitere Informationen unter: Gemeinsame Anmeldung

Allergien, Medikamente oder Behinderungen

Bitte tragen Sie hier Informationen ein, die das angemeldete Kind betreffen.

Es gibt Veranstaltungen, bei denen wir Allergien noch einmal abfragen, z.B. bei Kochkursen oder Veranstaltungen mit Tieren. Dadurch kann es vorkommen, dass die Information bei Ihnen zweimal abgefragt wird. Wir möchten damit sicherstellen, dass etwaige Allergien umfassend bekannt sind, um Gesundheitsrisiken zu minimieren.

Für Teilnehmende mit Behinderung: Wir kooperieren mit den offenen Hilfen der Lebenshilfe, sodass im Bedarfsfall eine Assistenzbegleitung gestellt wird. Die Kosten übernimmt die Stadt Heidelberg.

Falls Sie diese sensiblen Daten Ihres Kindes nicht über das Ferienpass-Onlineportal eingeben möchten, können Sie uns ebenfalls direkt über das Infotelefon oder das Kontaktformular kontaktieren. Wir finden dann gemeinsam eine Lösung!

Heidelberg-Pass / Heidelberg-Pass (+)

Mit dem Heidelberg-Pass und dem Heidelberg-Pass (+) ist der Ferienpass kostenlos. In diesen Fällen übernimmt die Stadt Heidelberg die Kosten des Ferienpasses. Aus diesem Grund muss die Gültigkeit der Heidelberg-Pässe / Heidelberg-Pässe (+) überprüft werden.

! Bitte senden Sie ein Foto oder Scan der Vorder- und Rückseite des gültigen Heidelberg-Passes / Heidelberg-Passes (+) Ihres Kindes an ferienpass@heidelberg.de.

Sie können auch persönlich den gültigen Heidelberg-Pass / Heidelberg-Pass (+) vorzeigen. In folgendem Zeitraum können Sie einfach in der Kinder-, Jugend- und Familienförderung, Plöck 2a, 69117 Heidelberg vorbeikommen:

15. Juli bis 7. September 2024
montags bis freitags
10.00 bis 13.00 Uhr

3. Veranstaltungswünsche eintragen

Hier werden alle Veranstaltungen angezeigt, die für das Alter des Kindes angeboten werden. Bis einschließlich 11. Juli können beliebig viele Wünsche abgegeben werden. Mit einem Klick auf den kleinen blau umrandeten Info-Button (i), erscheinen die Veranstaltungsdetails noch einmal. 

Es sollten immer nur Veranstaltungen angemeldet werden, an denen die Kinder und Jugendlichen auch wirklich teilnehmen können und wollen. Die Verlosung der Wunschveranstaltungen wird anhand eines Algorithmus durchgeführt, der die Wünsche der Kinder und Jugendlichen berücksichtigt und eine faire Verteilung anstrebt.

! Die hier erfolgte Anmeldung gilt nur für die Verlosung.
! Veranstaltungen werden in diesem Schritt nicht direkt gebucht.

Freundesanmeldungen werden im nächsten Schritt angegeben.

Welche Veranstaltungen tatsächlich gebucht sind, ist nach der Verlosung - frühestens ab 20. Juli 2024 - hier im Ferienpass-Onlineportal einsehbar. Sobald die Verlosung stattgefunden hat, werden alle Eltern per E-Mail informiert. 

4. Bestätigung der Wunschveranstaltungen und Freundesanmeldungen

Hier erhalten Sie eine Bestätigung mit einer Übersicht über alle Wunschveranstaltungen.
! Diese Teilnahmebestätigung bezieht sich lediglich auf die Teilnahme an der Verlosung.

Welche Veranstaltungen tatsächlich gebucht sind, ist nach der Verlosung - frühestens ab 20. Juli 2024 - hier im Ferienpass-Onlineportal einsehbar. Sobald die Verlosung stattgefunden hat, werden alle Eltern per E-Mail informiert.

Freundesanmeldungen

Bei jedem Veranstaltungswunsch besteht jetzt die Möglichkeit Freunde / Freundinnen mit anzumelden. In diesem Fall wird die Veranstaltung immer gemeinsam an die Kinder / Jugendlichen verlost. Es entsteht dabei kein Nachteil, ob sich alleine oder mit Freunden / Freundinnen angemeldet wird. Diese Funktion stellt lediglich sicher, dass Kinder / Jugendliche, die ausschließlich mit Freunden / Freundinnen an einer Veranstaltung teilnehmen möchten, diese auch gemeinsam zugelost bekommen. Eine genaue Erklärung, wie die Freundesanmeldung funktioniert, ist auf der Seite Gemeinsame Anmeldung zu finden.

5. Anmeldung weiterer Kinder / Jugendlicher

Sobald für das erste Kind alle Eingaben getätigt wurden, kann ein weiteres Kind eingetragen werden. Die Vorgehensweise ist identisch zum ersten Kind und kann für alle Geschwisterkinder wiederholt werden. Bitte geben Sie alle Veranstaltungswünsche für jedes einzelne Kind an. Nur dann können Geschwisterkinder auch gemeinsam Veranstaltungen zugelost bekommen.

Nach der Anmeldung aller Kinder / Jugendlichen ist der Vorgang bis zur Verlosung abgeschlossen.
! Erst nach der Verlosung - frühestens ab 20. Juli 2024 - wird der Ferienpass online bezahlt.

6. Verlosung der Veranstaltungen

Im Zeitraum 12. Juli bis einschließlich 19. Juli 2024 findet die Verlosung der Veranstaltungen statt.
! Der Anmeldebereich des Ferienpass-Onlineportals ist in dieser Zeit nicht zugänglich.
Alle Eltern werden rechtzeitig - nach der Verlosung - per E-Mail informiert, ab wann das Ferienpass-Onlineportal wieder verfügbar ist.

Die Veranstaltungen werden anhand eines Algorithmus zugelost, der die Wünsche der Kinder und Jugendlichen berücksichtigt und eine faire Verteilung anstrebt.

Nach der Verlosung - frühestens ab 20. Juli 2024 - können freie Plätze direkt im Portal gebucht werden. 

7. Nach der Verlosung

Sobald der Anmeldebereich im Ferienpass-Onlineportal wieder freigeschaltet ist - frühestens ab 20. Juli 2024 - ist direkt ersichtlich, welche Wunschveranstaltungen jedes Kind / jeder Jugendliche bekommen hat. Hier können auch direkt Veranstaltungen zurückgegeben werden, die nicht mehr gewünscht sind. Dadurch wird der Platz wieder freigegeben und eine andere Person hat die Chance den Platz direkt im Ferienpass-Onlineportal zu buchen. 

8. Bezahlung

! Erst nach der Verlosung - frühestens ab 20. Juli 2024 - wird der Ferienpass online bezahlt.

Mit der erneuten Anmeldung eines Elternteils im Ferienpass-Onlineportal - nach der Verlosung - erscheint oben der noch zu zahlende Betrag. Mit dem Klick auf "jetzt bezahlen", öffnet sich eine neue Seite mit den Optionen per Paypal, Kreditkarte oder Giropay zu bezahlen.

Personen, die es bevorzugen in Bar oder per EC-Karte zu zahlen, können in folgendem Zeitraum in der Kinder-, Jugend- und Familienförderung, Plöck 2a, 69117 Heidelberg  vorbeikommen: 

15. Juli bis 7. September 2024
montags bis freitags
10.00 bis 13.00 Uhr

9. Der neue Ferienpass - Digital oder Ausdruck?

Informationen darüber, wie der neue digitale Ferienpass funktioniert und wie er auch ausgedruckt für Kinder und Jugendliche ohne Smartphone gültig ist, gibt es hier.